Zijn relatiegeschenken aftrekbaar?

Zijn relatiegeschenken aftrekbaar voor de BTW (update 2024)?

Regelmatig krijgen we de vraag of relatiegeschenken BTW aftrekbaar zijn. Op internet vindt u een scala aan antwoorden die niet altijd wijzer maken. Het antwoord is 'ja', maar er gelden specifieke voorwaarden. In deze blog leggen we uit aan welke regels u moet voldoen, zodat u precies weet waar u aan toe bent wanneer u een geschenk voor een zakenrelatie of collega aanschaft. Lees verder en ontdek hoe u belastingtechnisch voordelig kunt omgaan met relatiegeschenken!

Als u op zoek bent naar een snel antwoord zonder de hele blog te lezen dan volstaat grofweg het volgende advies:

Blijf per klant/medewerker onder de 227 euro ex BTW aan geschenken per jaar, dan mag u de BTW aftrekken.

Maar zoals altijd met dit soort belastingmaatregelen zijn er uitzonderingen geformuleerd.

In deze blog leggen we uit wanneer de BTW aftrekbaarheid van toepassing is voor u(w) bedrijf.  We gaan er daarbij vanuit dat u een Nederlands bedrijf vertegenwoordigt waarbij BTW wordt verrekend.  Voor particulieren of stichtingen/verenigingen geldt in geen geval de BTW aftrek. Voor buitenlandse ondernemingen zijn andere regels van toepassing die we hier nu niet behandelen.

Wat zijn relatiegeschenken precies?

Relatiegeschenken zijn eenmalige cadeaus die u geeft aan bestaande zakelijke relaties. Deze geschenken worden gebruikt om de relatie met uw huidige klanten te onderhouden of te verbeteren. Geschenken die bedoeld zijn om nieuwe klanten te werven, vallen niet onder dezelfde fiscale regels. Daarnaast moet een relatiegeschenk incidenteel zijn; het is dus geen cadeau dat u structureel, bijvoorbeeld elke maand, aan zakelijke relaties geeft.

De eerste vraag die u zich moet stellen is:

Wat is mijn doelgroep?

1. Relatiegeschenken voor nieuwe klanten (acquisitie)

2. Relatiegeschenken voor bestaande klanten

3. Relatiegeschenken voor medewerkers 

1. Relatiegeschenken aftrekbaar voor nieuwe klanten (acquisitie)

Samenvatting: voor werving nieuwe klanten is de BTW van relatiegeschenken volledig aftrekbaar

Relatiegeschenken zijn incidentele cadeaus die u aan bestaande klanten/relaties uitdeelt. Geschenken die ingezet worden voor de werving van nieuwe klanten (bijvoorbeeld op een beurs of ander evenement) vallen onder normale bedrijfskosten. Hiervan is de BTW aftrekbaar.  

Het geven van (duurdere) geschenken aan nieuwe relaties is overigens vanzelfsprekend aan allerlei andere regels gebonden ter voorkomen van het bevoordelen van leveranciers.

2. Relatiegeschenken aftrekbaar voor uw bestaande klanten

Samenvatting: zolang de totale kosten per relatie lager zijn dan 227 euro (ex BTW) mag de BTW van relatiegeschenken volledig worden afgetrokken.

Er zijn regels opgesteld voor het geven van geschenken aan bestaande relaties. De eerste is dat u moet inschatten of de ontvanger van het cadeau de BTW zelf had mogen aftrekken. Stel u geeft een sieraad cadeau aan 1 van uw klanten van 500 euro ex BTW. Uw klant had deze gift nooit zelf als zakelijke kosten kunnen rekenen. In dit geval is de BTW dus niet aftrekbaar voor u.

Er is hierop echter een uitzondering;  Bij het geven van een geschenk aan een relatie geldt een drempelbedrag van 227 euro per klant (let op als u aan meerdere contactpersonen hetzelfde geschenk geeft, dan moet u deze bedragen optellen).   Als u een bestaande klant dus eenmalig per jaar een sieraad van 150 euro cadeau geeft dan is de BTW aftrekbaar.   In de praktijk komt bijna geen enkel bedrijf dat bij ons bestelt aan de drempel van 227 euro per klant, zelfs als er meerdere cadeaus per jaar worden besteld. 

Wilt u er zeker van zijn dat de aftrekbaarheid geldt dan moet of het cadeau te gebruiken zijn in het bedrijf van uw relatie of het bedrag per jaar ex BTW moet onder de 227 euro blijven.

3. Relatiegeschenken aftrekbaar voor uw eigen medewerkers

Samenvatting: zolang u onder de 227 euro per persoon aan uitjes/cadeautjes per jaar blijft is de BTW van relatiegeschenken voor medewerkers volledig aftrekbaar.

Voor eigen medewerkers kunt u de BTW niet altijd aftrekken als voorbelasting. Dit komt voort uit het BUA (Besluit Uitsluiting Aftrek van voorbelasting). Er is een drempelbedrag vastgesteld (2024) van 227 euro per medewerker per jaar. Blijft u daaronder dan kunt u de BTW gewoon aftrekken.

Maar er zit hier wel een addertje onder het gras; het totaal aan persoonsgebonden uitgaven telt mee voor dit drempelbedrag. Stel: U geeft een relatiegeschenk cadeau van 50 euro ex BTW aan uw medewerker. Dezelfde medewerker ging mee op op een uitje van 177 euro per persoon ex BTW (deel de totale kosten van het uitje door het aantal medewerkers). U zit nu aan het drempelbedrag. Stel dat deze medewerker een jubileum viert en u wilt een horloge geven van 100 euro ex BTW dan is de BTW hierop niet aftrekbaar!

 Er is nog een andere uitzondering: sommige ondernemers ontvangen van medewerkers een bijdrage voor dit soort feestjes /cadeautjes (wij komen het niet vaak tegen). In dat geval mag u deze inkomsten van de uitgaven aftrekken. Als de totale uitgaven met deze verrekening onder het drempelbedrag van 227 euro komt mag u deze aftrekken.

Wanneer is de Btw op relatiegeschenken aftrekbaar?

Zoals hierboven besproken is voorbelasting op zakelijke kosten en aankopen, waaronder relatiegeschenken, is niet altijd aftrekbaar. Of u de btw mag aftrekken, hangt af van twee belangrijke voorwaarden:

1. Drempelbedrag voor Relatiegeschenken
   Relatiegeschenken zijn aftrekbaar als de kosten per relatie (exclusief btw) onder het maximumbedrag van €227 per jaar blijven. Geeft u geschenken aan meerdere contactpersonen binnen hetzelfde bedrijf? Dan moet u de bedragen optellen. Een ‘relatie’ staat namelijk voor een bedrijf inclusief alle contactpersonen binnen dat bedrijf.

2. Relatiegeschenken Boven het Drempelbedrag
   Overschrijdt u de €227 per relatie? Dan is de btw op deze geschenken niet volledig aftrekbaar, tenzij de ontvanger btw-plichtig is en bij eigen aankoop recht zou hebben op minimaal 30% aftrek van de btw op het geschenk.

Relatiegeschenken met of zonder btw?

U kunt relatiegeschenken zowel met als zonder btw kopen. In Nederland wordt op bijna alle producten en diensten, inclusief relatiegeschenken, btw geheven. Als u uw relatiegeschenken in het buitenland koopt, betaalt u daar meestal geen btw. In dat geval wordt de btw verlegd naar de koper en is deze niet aftrekbaar. Heeft u wel btw betaald voor relatiegeschenken in het buitenland? Dan kunt u proberen deze terug te vragen in het betreffende land of via de buitenlandse aangifte.

Hoeveel btw betaalt u op relatiegeschenken?

Het btw-tarief voor relatiegeschenken hangt af van het type product. Geeft u bijvoorbeeld een cultureel uitstapje of een inspirerend managementboek cadeau, dan geldt een tarief van 9%. Voor geschenken zoals waterflessen of katoenen tassen geldt een tarief van 21%.

Hoe kunt u de btw op relatiegeschenken terugvragen?

Het terugvragen van btw op relatiegeschenken is eenvoudig en gebeurt via de algemene btw-aangifte die u maandelijks, per kwartaal, of jaarlijks indient. Hierbij worden de btw op relatiegeschenken, zakelijke inkopen, en omzet verrekend. Afhankelijk van de berekening kunt u aan het einde van de rit geld terugkrijgen of bijbetalen.

Hoeveel procent van de relatiegeschenken is aftrekbaar?

Of bepaalde niet-aftrekbare kosten van de winst mogen worden afgetrokken, is afhankelijk van de rechtsvorm van je onderneming en andere factoren, zoals het aantal werknemers. Het is erg belangrijk om te weten dat de belastingdienst vaak extra aandacht besteedt aan beperkt aftrekbare kosten. De regels hierover zijn namelijk niet zwart-wit en kunnen voor verschillende interpretaties vatbaar zijn. Bij twijfel is het daarom verstandig om altijd belastingadvies in te winnen.

Wat betreft relatiegeschenken, deze vallen onder de regeling waarbij voor een eenmanszaak of vof 80% van de kosten aftrekbaar is, en 20% niet. Voor een BV zijn de percentages anders: 73,5% van de kosten is aftrekbaar, terwijl de overige 26,5% niet aftrekbaar is.

Hoeveel mag u uitgeven aan relatiegeschenken?

U bepaalt zelf hoeveel u uitgeeft aan relatiegeschenken. Bij hoge gemengde kosten kunt u ervoor kiezen om een vast bedrag van €4800 te corrigeren. Voor een zzp’er of vof ligt het optimale aftrekbedrag voor relatiegeschenken op €24.000. Voor een BV is er geen maximaal bedrag, maar bij kosten boven de €24.000 kunt u ook kiezen voor een correctie van 0,4% van de loonsom.

Let op: Deze blog biedt algemene informatie en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Voor de meest actuele informatie raadpleegt u altijd de website van de Belastingdienst.