Zijn relatiegeschenken aftrekbaar voor de BTW?

Regelmatig krijgen we de vraag of relatiegeschenken BTW aftrekbaar zijn. Op internet vind je een scala aan antwoorden die niet altijd wijzer maken. Als u op zoek bent naar een snel antwoord zonder de hele blog te lezen dan volstaat grofweg het volgende advies:

Blijf per klant/medewerker onder de 227 euro ex BTW aan geschenken per jaar, dan mag u de BTW aftrekken.

Maar zoals altijd met dit soort belastingmaatregelen zijn er uitzonderingen geformuleerd.

In deze blog leggen we uit wanneer de BTW aftrekbaarheid van toepassing is voor u(w) bedrijf.  We gaan er daarbij vanuit dat u een Nederlands bedrijf vertegenwoordigt waarbij BTW wordt verrekend.  Voor particulieren of stichtingen/verenigingen geldt in geen geval de BTW aftrek. Voor buitenlandse ondernemingen zijn andere regels van toepassing die we hier nu niet behandelen.

De eerste vraag die u zich moet stellen is:

Wat is mijn doelgroep?

  1. Relatiegeschenken voor nieuwe klanten (acquisitie)

  2. Relatiegeschenken voor bestaande klanten

  3. Relatiegeschenken voor medewerkers 

1. Relatiegeschenken aftrekbaar voor nieuwe klanten (acquisitie)

Samenvatting: voor werving nieuwe klanten is de BTW van relatiegeschenken volledig aftrekbaar

Relatiegeschenken zijn incidentele cadeaus die je aan je bestaande klanten/relaties uitdeelt. Geschenken die je inzet voor de werving van nieuwe klanten (bijvoorbeeld op een beurs of ander evenement) vallen onder normale bedrijfskosten. Hiervan is de BTW aftrekbaar.  

Het geven van (duurdere) geschenken aan nieuwe relaties is overigens vanzelfsprekend aan allerlei andere regels gebonden ter voorkomen van het bevoordelen van leveranciers.

2. Relatiegeschenken aftrekbaar voor uw bestaande klanten

Samenvatting: zolang de totale kosten per relatie lager zijn dan 227 euro (ex BTW) mag de BTW van relatiegeschenken volledig worden afgetrokken.

Er zijn regels opgesteld voor het geven van geschenken aan bestaande relaties. De eerste is dat u moet inschatten of de ontvanger van het cadeau de BTW zelf had mogen aftrekken. Stel u geeft een sieraad cadeau aan 1 van uw klanten van 500 euro ex BTW. Uw klant had deze gift nooit zelf als zakelijke kosten kunnen rekenen. In dit geval is de BTW dus niet aftrekbaar voor u.

Er is hierop echter een uitzondering;  Bij het geven van een geschenk aan een relatie geldt een drempelbedrag van 227 euro per klant (let op als u aan meerdere contactpersonen hetzelfde geschenk geeft, dan moet u deze bedragen optellen).   Als u een bestaande klant dus eenmalig per jaar een sieraad van 150 euro cadeau geeft dan is de BTW aftrekbaar.   In de praktijk komt bijna geen enkel bedrijf dat bij ons bestelt aan de drempel van 227 euro per klant, zelfs als er meerdere cadeaus per jaar worden besteld. 

Wilt u er zeker van zijn dat de aftrekbaarheid geldt dan moet of het cadeau te gebruiken zijn in het bedrijf van uw relatie of het bedrag per jaar ex BTW moet onder de 227 euro blijven.

3. Relatiegeschenken aftrekbaar voor uw eigen medewerkers

Samenvatting: zolang u onder de 227 euro per persoon aan uitjes/cadeautjes per jaar blijft is de BTW van relatiegeschenken voor medewerkers volledig aftrekbaar.

Voor eigen medewerkers kunt u de BTW niet altijd aftrekken als voorbelasting. Dit komt voort uit het BUA (Besluit Uitsluiting Aftrek van voorbelasting). Er is een drempelbedrag vastgesteld (2016) van 227 euro per medewerker per jaar. Blijft u daaronder dan kunt u de BTW gewoon aftrekken.

Maar er zit hier wel een addertje onder het gras; het totaal aan persoonsgebonden uitgaven telt mee voor dit drempelbedrag. Stel: U geeft een relatiegeschenk cadeau van 50 euro ex BTW aan uw medewerker. Dezelfde medewerker ging mee op op een uitje van 177 euro per persoon ex BTW (deel de totale kosten van het uitje door het aantal medewerkers). U zit nu aan het drempelbedrag. Stel dat deze medewerker een jubileum viert en u wilt een horloge geven van 100 euro ex BTW dan is de BTW hierop niet aftrekbaar!

 Er is nog een andere uitzondering: sommige ondernemers ontvangen van medewerkers een bijdrage voor dit soort feestjes /cadeautjes (wij komen het niet vaak tegen). In dat geval mag u deze inkomsten van de uitgaven aftrekken. Als de totale uitgaven met deze verrekening onder het drempelbedrag van 227 euro komt mag u deze aftrekken.